奇妙伞-EXCEL的技巧使用

2008年08月02日 20:01:47

EXCEL的技巧使用

1、Excel文件如何加密隐藏如果你不愿意自己的Excel文件被别人查看，那么你可以给它设置密码保护，采用在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的，在这里要特别注意的是，自己设定的密码一定要记住，否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝进入。给文件加密的具体方法为： A、单击“文件”菜单栏中的“保存或者（另存为）”命令后，在弹出的“保存或者（另存为）”的对话框中输入文件名； B、再单击这个对话框中“工具”栏下的“常规选项”按钮，在弹出的“保存选项”的对话框中输入自己的密码；这里要注意，它提供了两层保护，如果你也设置了修改权限密码的话，那么即使文件被打开也还需要输入修改权限的密码才能修改。 C、单击“确定”按钮，在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码，再点击“确认”，最后点“保存” 完成文件的加密工作。当重新打开文件时就要求输入密码，如果密码不正确，文件将不能打开。此主题相关图片如下： 2、对单元格进行读写保护单元格是Excel执行其强大的计算功能最基本的元素，对单元格的读写保护是Excel对数据进行安全管理的基础。对单元格的保护分为写保护和读保护两类，所谓写保护就是对单元格中输入信息加以限制，读保护是对单元格中已经存有信息的浏览和查看加以限制。对单元格的写保护有两种方法： A、对单元格的输入信息进行有效性检测。首先选定要进行有效性检测的单元格或单元格集合，然后从数据菜单中选择“有效数据”选项，通过设定有效条件、显示信息和错误警告，控制输入单元格的信息要符合给定的条件。此主题相关图片如下：数据有效性保护 B、设定单元格的锁定属性，以保护存入单元格的内容不能被改写。可分为以下步骤：（1）选定需要锁定的单元格或单元格集合；（2）从格式菜单中选择“单元格”选项；（3）在设置单元格格式的弹出菜单中选择“保护”标签，在弹出的窗口中，选中“锁定” （4）从工具菜单中选择“保护”选项，设置保护密码，即完成了对单元格的锁定设置。此主题相关图片如下：单元格保护对单元格的读保护有三种方法： A、通过对单元格颜色的设置进行读保护。例如：将选定单元格或单元格集合的背景颜色与字体颜色同时设为白色，这样，从表面看起来单元格中好像是没有输入任何内容，用户无法直接读出单元格中所存储的信息。 B、用其他画面覆盖在需要保护的单元格之上，遮住单元格的本来面目，以达到读保护目的。例如：使用绘图工具，画一不透明矩形覆盖在单元格之上，从格式菜单中选定矩形的“锁定”选项，然后保护工作表，以保证矩形不能被随意移动。这样，用户所看到的只是矩形，而看不到单元格中所存储的内容。 C、通过设置单元格的行高和列宽，隐藏选定的单元格，然后保护工作表，使用户不能直接访问被隐藏的单元格，从而起到读保护的作用。此主题相关图片如下：改变行高或列宽来进行保护 3、填充相同数据的快捷方法如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。我们可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为： A、同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中； B、输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。此主题相关图片如下：快速填充相同数据 4、使用Excel中的“宏”功能宏的概念，相信使用过WORD的人都会知道，她可以记录命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。在实践工作中，它可以代替经常输入大量重复而又琐碎的数据，具体宏的定义方法如下：: A、打开工作表，在工作表中选中要进行操作的单元格； B、用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项，并从随后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令； C、设定好宏后，我们就可以对指定的单元格，进行各种操作，程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。此主题相关图片如下：录制宏 5、连续两次选定单元格我们有时需要在某个单元格内连续输入多个数值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按回车键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。解决此问题的一般做法是通过选择“工具”\“选项”\“编辑”，取消“按回车键后移动”选项的选定来实现在同一单元格内输入许多数值，但以后你还得将此选项选定，显得比较麻烦。其实，采用连续两次选定单元格方法就显得灵活、方便：单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格。此时，单元格周围将出现实线框。此主题相关图片如下：完成单元格内换行 6、在工作表之间使用超级连接首先须要在被引用的其他工作表中相应的部分插入书签，然后在引用工作表中插入超级链接，注意在插入超级链接时，可以先在“插入超级链接”对话框的“链接到文件或URL”设置栏中输入目标工作表的路径和名称，再在“文件中有名称的位置”设置栏中输入相应的书签名，也可以通过“浏览”方式选择。完成上述操作之后，一旦使用鼠标左键单击工作表中带有下划线的文本的任意位置，即可实现中文Excel2000在自动打开目标工作表并转到相应的位置处，这一点与WORD的使用很相似。此主题相关图片如下：超级连接 7、快速清除单元格的内容首先用鼠标选定该单元格,然后按住键盘上的Delete键，此时你会发现你只是删除了单元格内容,它的格式和批注还保留着。那么如何才能彻底清除单元格呢,请看下面的两种操作步骤： A、选定想要清除的单元格或单元格范围； B、选择“编辑”菜单中的“清除”命令,这时显示“清除”菜单； C、选择要清除的命令,可以选择“全部”、“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。此主题相关图片如下：清除内容 8、快速修改单元格次序在实际操作的过程中，我们有时需要快速修改单元格内容的次序。在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置的同时，按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。具体方法如下： A、首先用鼠标选定单元格，同时按下键盘上的Shift键； B、接着移动鼠标指针到单元格边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。此主题相关图片如下：快速修改单元格次序 9、在Excel中利用公式来设置加权平均加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在Excel中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。 10、用Excel绘制函数图像函数图像能直观地反映函数的性质，用手工方法来绘制函数图像效果不太好，而用Excel绘制函数图像非常简便，所作图像非常标准、漂亮，具体方法如下： A、首先打开电子表格的操作窗口，然后用鼠标选择菜单栏中的“新建”命令，这时屏幕上会出现一个空白的电子表格； B、然后在A列的A1格输入“X=”，表明这是自变量，再在A列的A2及以后的格内逐次从小到大输入自变量的各个值；实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输入前三个值，定出自变量中数与数的距离，然后点击A2格，按住鼠标拖到A4格选中这三项，使这三项变成一个黑色矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块，当光标变成“＋”后，按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自变量的输入； C、接着在B列的B1格输入函数式y=f（x）的一般函数表达式，如y=1/x；也可在点击工具栏上的函数图标“fx”后，在出现的不同函数列表的选项中选择需要的一种；输入结束后，点击函数输入对话框旁的勾号，B2格内马上得出了计算的结果。这时，再选中B2格，让光标指向B2矩形右下角的方框，当光标变成“＋”时按住光标沿B列拖动到适当的位置即完成函数值的计算。注意一定要把该函数中自变量x的位置输入前面A列自变量的绝对位置A2格，这样下面计算的时候才会对不同的自变量进行计算； D、最后点击工具栏上的“图表向导”图标，在出现的各种图表格式图标中选择“X，Y散点图”，然后在出现的“X，Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”；这时，可按住鼠标察看即将绘好的函数图像。另外，对于自变量仅为正值的函数，也可用“图表向导”中的“折线图”格式绘制。 :o:o:o:o:$:$:$:P:P:P:P 输入部分相同的数值如身份证：相同的输A列，不同的输B列，然后再在c列设公式：C1=A1&B1 即可合并；再选择性粘贴一次就可删除AB列。锁定格式：选定→右键→设置单元格格式→保护→锁定→工具→保护→保护工作表→可选密码此设置尤其适合总、分公司下发表格或不愿他人修改的工作表限制数据输入范围：选中→数据→有效性→输入信息→设置→允许→选择(整数/小数等) →设定数据范围此时若输入的数据超出范围,则提示”输入值非法”. __________________ F4 的用法 1\按Crtl+F4，关闭工作薄； 2\按Alt+F4，关闭Excel； 3\在编辑栏按F4，可转换绝对地址与相对地址。去掉零值显示单击“工具/选项/视图/点掉“零值显示”。对于做财会报表来说，这一点十分有用，许多公式会留下“0”，就会影响了报表的美观或者不合符财会报表的要求。这里的快速输入是在不同行或不同列中的多个单元格里输入相同数据或文字. 操作：按Ctrl键，用鼠标选取多个单元格——在上方输入栏中输入数据或文字---- Ctrl+Enter 我们会常常会遇到将行的数据转为列的数据，或将列的数据转为行的数据，这就要用到EXCEL的转置功能。操作：选取要变换的行或列，单击“编辑/选择性粘贴/转置”就行了 No. EXCLE运用 EXCEL2000使用技巧十招　 1、Excel文件的加密与隐藏　　如果你不愿意自己的Excel文件被别人查看，那么你可以给它设置密码保护，采用在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的，在这里要特别注意的是，自己设定的密码一定要记住，否则自己也将被视为非法入侵者而遭拒绝进入。给文件加密的具体方法为：　　Ａ、单击“文件”菜单栏中的“保存或者（另存为）”命令后，在弹出的“保存或者（另存为）”的对话框中输入文件名；　　Ｂ、再单击这个对话框中“工具”栏下的“常规选项”按钮，在弹出的“保存选项”的对话框中输入自己的密码；　　　这里要注意，它提供了两层保护，如果你也设置了修改权限密码的话，那么即使文件被打开也还需要输入修改权限的密码才能修改。　　Ｃ、单击“确定”按钮，在弹出的密码确认窗口中重新输入一遍密码，再点击“确认”，最后点“保存”完成文件的加密工作。当重新打开文件时就要求输入密码，如果密码不正确，文件将不能打开。 2、对单元格进行读写保护　　单元格是Excel执行其强大的计算功能最基本的元素，对单元格的读写保护是Excel对数据进行安全管理的基础。对单元格的保护分为写保护和读保护两类，所谓写保护就是对单元格中输入信息加以限制，读保护是对单元格中已经存有信息的浏览和查看加以限制。　　对单元格的写保护有两种方法：　　Ａ、对单元格的输入信息进行有效性检测。首先选定要进行有效性检测的单元格或单元格集合，然后从数据菜单中选择“有效数据”选项，通过设定有效条件、显示信息和错误警告，控制输入单元格的信息要符合给定的条件。　　Ｂ、设定单元格的锁定属性，以保护存入单元格的内容不能被改写。可分为以下步骤：（1）选定需要锁定的单元格或单元格集合；（2）从格式菜单中选择“单元格”选项；（3）在设置单元格格式的弹出菜单中选择“保护”标签，在弹出的窗口中，选中“锁定”；（4）从工具菜单中选择“保护”选项，设置保护密码，即完成了对单元格的锁定设置。　　对单元格的读保护有三种方法：　　Ａ、通过对单元格颜色的设置进行读保护。例如：将选定单元格或单元格集合的背景颜色与字体颜色同时设为白色，这样，从表面看起来单元格中好像是没有输入任何内容，用户无法直接读出单元格中所存储的信息。　　Ｂ、用其他画面覆盖在需要保护的单元格之上，遮住单元格的本来面目，以达到读保护目的。例如：使用绘图工具，画一不透明矩形覆盖在单元格之上，从格式菜单中选定矩形的“锁定”选项，然后保护工作表，以保证矩形不能被随意移动。这样，用户所看到的只是矩形，而看不到单元格中所存储的内容。　　Ｃ、通过设置单元格的行高和列宽，隐藏选定的单元格，然后保护工作表，使用户不能直接访问被隐藏的单元格，从而起到读保护的作用。 3、快速填充相同数据　　如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息，那么你不必逐个单元格一个一个地输入，那样需要花费好长时间，而且还比较容易出错。我们可以通过下面的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：　　Ａ、同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctrl键的同时，点击鼠标左键，逐个选中；　　Ｂ、输入要填充的某个数据。按住Ctrl键的同时，按回车键，则刚才选中的所有单元格同时填入该数据。转置功能的操作：选取要变换的行或列----复制----单击合适的单元格----选择性粘贴----选取"转置”-----确定. 在EXCLE中插入当前日期　　要插入当前日期，在单元格中键入 =TODAY()。单元格在工作表每次重新计算时（如在打开工作薄时）进行更新。使用的日期是从电脑的系统时钟中获取的。 “冻结”日期选择一个单元格。在“编辑”菜单上，单击“复制”。在“编辑”菜单上，单击“选择性粘贴”，单击“数值”，然后单击“确定”。自定义填充序列 excel提供了通过工作表中现有的数据项创建自定义序列的环境，应用序列可以加快数据输入，加速工作进程，尤其适用分支机构较多的单位,各方面来的表格中分支机构的顺序都不一定相同,如果相同则可以方便的比较或复制和粘贴了. 一、设置序列在工作表中输入按预先顺序定好的数据-----选中相应的数据单元格----工具----选项---自定义序列----导入-（即可看到相应的序列添加到了“自定义序列”清单中）----确定；二、使用序列选定预排序的单元格-----数据-----排序-----选项-----点下箭头-------选择事先自定义好的序列-----确定------确定效果不错吧，各个机构或项目都按自己想要的顺序进行了排列。. __________________ 工作表重复填充如果你想一次将相同的内容填充至多张相同的工作表，省略以后的复制、粘贴等操作，可采用以下方法： (1)选中需要填充相同数据的工作表。方法是：①若要选中多张相邻的工作表，可先单击第一张工作表标签，按住 SHIFT 键后单击最后一张工作表标签。 ②若要选中多张不相邻的工作表，可先单击第一张工作表标签，按住 Ctrl键后单击要选中的其他工作表标签。 (2)在已选中的任意一张工作表内输入数据，则所有选定工作表的相应单元格会填入同样的内容. 统计学生成绩时，希望输入60以下的分数时，能显示为“不及格”，输入60以上的分数时，显示为“及格”。这样的效果，称之为“条件显示”，用IF函数可以实现。　　假设分数在B列中，要将等级显示在C列中。一、在C3单元格中输入以下公式以实现“不及格”和“及格”两个等级 =if(b3<60,“不及格”，“及格”)　注意：符号为半角，IF与括弧之间不能有空格。二、将c3单元格的公式在c列其他单元格进行复制。如此,在b列输入分数,则在c列显示成绩所所属的等级. 两次选定单元格有时，我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按Enter键，活动单元格均默认下移一个单元格，非常不便。试试以下的操作: 单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格（此时，单元格周围将出现实线框）。重复输入数据试试，点其他单元格即可取消此状态. __________________ “Shift＋拖放”快速改变单元格间的次序在拖放选定的一个或多个单元格至新的位置时，同时按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。具体方法为：选定单元格，按下Shift键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头“↖”，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工"状标志，左右拖拉时会变为垂直“工"状标志，释放鼠标按钮完成操作后，单元格间的次序即发生了变化。这种简单的方法节省了几个剪切和粘贴或拖放操作，非常方便给你的 Excel 加个计算器按理说，Excel 具有如此强大的计算功能，我们似乎不再需要什么计算器来帮忙了。不过一些刚入门不久的新用户因为对 Excel 还不太熟悉，需经常借用一下Windows 自带的计算器程序，而老用户在进行有关函数运算时使用计算器也似乎更方便一些。其实，Excel自己也带了一个计算器，我们直接调用它的计算器要方便得多。我们可以采用如下方法将它添加到快捷工具栏上：工具---自定义----命令---- -类别----工具----命令-----选择一个计算器样式的“自定义”命令（注意，该列表框中有几个不同的“自定义”命令按钮，我们应选择那个在“说明”按钮中显示为“计算器”的按钮）------鼠标将该命令拖到 Excel 快捷工具栏的合适位置---右击该按钮----执行快捷菜单中的“命名”----改名为“计算器”-----关闭. 快捷工具栏上就会出现一个名为“计算器”的命令按钮，我们只需单击该按钮即可调用系统的“计算器”程序，进行不同进制、不同单位的四则、函数等运算。最妙的是：当计算器出现结果时，可点击左上角的编辑，选复制，点适当单元格，可以方便把计算结果粘贴，不用再边看边输入了。爽吧！ __________________ 如何打印 Excel 工作表的行号无须工作表中插入一列编号，即可在打印结果中对行进行编号。请您在准备打印时，按以下步骤操作：单击文件----------“页面设置”-------------工作表---------------------打印----------行号列标-------------打印”。复制一模一样的表格当我们要复制表格时,大多用复制和粘贴,但此法不足之处在于:公式和数值都没事,就是格式不同的了,尤其是需要打印输出的表格,复制一次就要重新调整设置格式. 运用下面的方法，可以获得一模一样的表格。在完成一个表格后，单击左下角的工作表的名称（即sheet1之类的）同时按ctrl键，然后向右拖动，出现带“+”的图标，选择合适的地方，松开，即可获得一个与源表格完全相同的表格（sheet1(2))。 __________________ 在不同文件中复制一模一样的表格上面贴子讲的是在同一个文件中复制一模一样的表格，在不同文件中复制一模一样的表格按如下操作：首先打开想复制到的目标文件（如book1)，右键预复制的源工作表名称（如sheet1之类），选“移动或复制工作表”，点选“建立副本”，再点选第一个下拉箭头，选择想复制到的目标文件（如book1），确定，完成。在单元格中竖排文字 1、单击“视图”――“工具栏”――“自定义”――“命令”――左边的“类别”――选择“格式”――右边的“命令”――“竖排文字” 2、左键单击“竖排文字”――拖动――出现带“+”图标――把它拖到工具栏上合适位置――松开――工具栏上出现“竖排文字”按钮 3、单击已输入文字欲竖排的单元格――单击工具栏上新增的“竖排文字”按钮――痛快吧。利用 SUM函数进行不相邻区域求和 SUM函数是Excel中使用最多的f求和函数，利用它进行求和运算可以忽略存有文本、空格等数据的单元格，语法简单、使用方便。我们一般求和函数SUM用于连续的行或列的求和比较多，现在看看如何对不相邻区域的单元格进行求和。 1、单击欲存放求和结果的单元格； 2、然后在Excel编辑栏（即界面上部分“=”后面的空白区域）输入公式“=SUM()”（不含引号）； 3、用鼠标在括号中间单击，此时光标在括号中间闪动， 4、按住Ctrl键，分别单击并拖过需要求和的所有单元格，回车，完成。 EXCEL实用技巧五则介绍几款非常实用的EXCEL技巧，您工作中一定用得着。对于教师朋友，尤其有用。如能对您有所裨益，我将万分荣幸。一、EXECL中排名次的方法：假定E列为成绩，F列为名次，请在F2单元格输入如下公式和函数： =RANK(E2,E:E) 这种方法，分数相同时名次相同，随后的名次将空缺。例如：两个人99分，并列第2名，则第3名空缺，接下来是第4名。二、EXCL中巧用函数组合进行多条件的计数统计假如：第一行是表头，A列是“姓名”，B列是“班级”，C列是“语文成绩”，D列是“录取结果”，现在要统计“班级”为“二”，“语文成绩”大于等于104，“录取结果”为“重本”的人数。统计结果存放在本工作表的其他列。公式如下： =SUM(IF((B2:B9999="二")*(C2:C9999>=104)*(D2:D9999="重本"),1,0)) 输入完公式后按Ctrl+Shift+Enter键,让它自动加上数组公式符号"{}"。三、EXCL中将阿拉伯数字转换为大写金额？例如：A1列为数据单元格，要再B1中显示大写金额。方法：在B1单元格中输入以下公式和函数组合： =IF(A1<0,"负","")&IF(ABS(A1)>1,TEXT(TRUNC(ABS(ROUND(A1,2))),"[DBNum2]")&"元","")&IF(ISERR(FIND(".",ROUND(A1,2))),"",TEXT(RIGHT(TRUNC(ROUND(A1,2)*10)),"[DBNum2]"))&IF(ISERR(FIND(".0",TEXT(A1,"0.00"))),"角","")&IF(LEFT(RIGHT(ROUND(A1,2),3))=".",TEXT(RIGHT(ROUND(A1,2)),"[DBNum2]")&"分","整") 四、EXCL中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色？比如：A1〉1时，C1显示红色0“条件格式”，条件1设为：公式 =A1=1 2、点“格式”->“字体”->“颜色”，点击红色后点“确定”。条件2设为：公式 =AND(A1>0,A1<1) 3、点“格式”->“字体”->“颜色”，点击绿色后点“确定”。条件3设为：公式 =A1<0 点“格式”->“字体”->“颜色”，点击黄色后点“确定”。 4、三个条件设定好后，点“确定”即可。五、EXECL中求某一区域内不重复的数据个数例如求A1:A100范围内不重复数据的个数，某个数重复多次出现只算一个。有两种计算方法：一是利用数组公式：=SUM(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100))输入完公式后按Ctrl+Shift+Enter键,让它自动加上数组公式符号"{}"。二是利用乘积求和函数：=SUMPRODUCT(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100))

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